Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Versión: PTD-1.0 · 29 de octubre de 2026

1. Quién es el responsable de sus datos

El responsable del tratamiento de sus datos personales es BELTRANS S.A.S. («Beltrans», «nosotros»). «Usted» o «el titular» es la persona natural a quien se refieren los datos.

Razón social: BELTRANS S.A.S.
NIT: 900.789.583-3
Domicilio y notificaciones: Calle 45 # 45-47, Torre 2, Of. 704, Bogotá D.C.
Teléfono: +57 310 306 3429
Correo (datos personales, consultas y reclamos): beltranssas@gmail.com

Sitio web: https://beltransas.com

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su reglamentación (Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015), así como de las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Principios

Tratamos sus datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Recolectamos solo los datos pertinentes y adecuados para las finalidades informadas.

4. Qué datos recolectamos y cómo

4.1 Datos que usted nos entrega

WhatsApp (botón o enlace del sitio, anuncios o contacto directo): su número de teléfono y nombre de perfil (los entrega WhatsApp al escribirnos), los mensajes que usted envíe y, si nos autoriza, los datos sobre su flota (tipos y número de vehículos, número de tanques, ciudad y el problema que quiere resolver) y los datos de la cita que agende.
Teléfono y correo electrónico: los datos que usted decida enviarnos.

Los datos de cargo y empresa se tratan como datos de contacto de una persona natural; los datos de la empresa como persona jurídica no son datos personales.

4.2 Datos que se recogen al navegar

Datos técnicos necesarios para que el sitio funcione y sea seguro (por ejemplo, dirección IP en los registros del servidor, tipo de navegador, página solicitada).
Datos estadísticos de navegación mediante Google Analytics 4, solo si usted acepta las cookies de analítica en el aviso del sitio. Ver la Política de cookies.

4.3 Datos que no solicitamos

No solicitamos datos sensibles (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros). Le pedimos no incluirlos en sus mensajes. Si los incluye, no los usaremos para ninguna finalidad y procuraremos suprimirlos.

Niños, niñas y adolescentes. El sitio y nuestros servicios están dirigidos a empresas y a personas mayores de edad. No recolectamos intencionalmente datos de menores de 18 años. Si detectamos que los recibimos, los suprimiremos.

5. Para qué usamos sus datos (finalidades)

Usaremos sus datos solo para estas finalidades:

Atender su solicitud: responder su mensaje o preparar y enviarle la cotización que pidió.
Contacto comercial sobre lo que pidió: comunicarnos con usted por teléfono, WhatsApp o correo electrónico —los canales que nos dio— para entender su caso, ofrecerle nuestros productos y servicios de protección y gestión de combustible y demás servicios relacionados con su solicitud, y agendar reuniones o visitas.
Seguimiento comercial: hacer seguimiento a su solicitud o cotización y registrar la gestión en nuestro sistema de gestión de clientes.
Evaluar su caso: clasificar y priorizar su solicitud según la información de su flota, para asignarla a un asesor.
Mejorar el servicio: analizar de forma interna la calidad de la atención y de nuestros canales.
Estadísticas del sitio web: medir el uso del sitio de forma agregada, solo con su consentimiento de cookies de analítica.
Seguridad: prevenir el fraude, el spam y el uso abusivo de nuestros canales.
Cumplimiento legal: atender obligaciones legales, contables y tributarias, requerimientos de autoridades, y conservar la prueba de su autorización.

No vendemos ni alquilamos sus datos personales. Si en el futuro quisiéramos usarlos para una finalidad distinta, le pediremos una nueva autorización.

6. Autorización

6.1 Forma de la autorización

Tratamos sus datos con su autorización previa, expresa e informada. En WhatsApp la obtenemos cuando usted pulsa el botón de autorización («Acepto y continúo» o equivalente) o escribe «acepto» o «autorizo» después de recibir el aviso de privacidad. Respuestas como «sí», «ok» o «dale» no se toman como autorización. El silencio no se considera autorización.

6.2 Prueba de la autorización

Conservamos prueba de su autorización: fecha y hora, versión del texto que aceptó y canal.

6.3 Datos recibidos por WhatsApp antes de la autorización

Al escribirnos por WhatsApp, la plataforma nos entrega su número, su nombre de perfil y su mensaje antes de que podamos pedirle la autorización. Esos datos se usan solo para responderle y pedirle la autorización. Si no nos autoriza, no se usan para evaluar su caso ni para enviarle mensajes automáticos.

7. Con quién compartimos sus datos

7.1 Personal de Beltrans

Acceden a sus datos solo las personas de Beltrans que los necesitan para atenderle (gerencia y asesores comerciales), con usuario y contraseña personales.

7.2 Proveedores que tratan datos por cuenta de Beltrans

Para operar el sitio y nuestros canales usamos proveedores tecnológicos que tratan datos por cuenta y según las instrucciones de Beltrans, sin poder usarlos para fines propios: alojamiento del sitio y del sistema de gestión de clientes, servicio de correo electrónico, analítica web (Google Analytics, solo con su consentimiento), mensajería (WhatsApp Business, de Meta), inteligencia artificial para interpretar los mensajes de WhatsApp (solo después de su autorización), agenda (Google Calendar) y soporte técnico de la plataforma.

7.3 Datos fuera de Colombia

Algunos de estos proveedores pueden alojar o procesar datos fuera de Colombia (por ejemplo, en Estados Unidos). Cuando esto ocurra, lo haremos con proveedores que ofrezcan garantías adecuadas y en los términos de la ley colombiana y de las instrucciones de la SIC.

8. Sus derechos como titular

Usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización que nos otorgó.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que hemos dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Beltrans.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, salvo que exista un deber legal o contractual de permanecer en nuestra base de datos.
Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Estos derechos los puede ejercer usted, sus causahabientes, su representante o apoderado.

9. Cómo ejercer sus derechos

Escríbanos a beltranssas@gmail.com o por escrito a la dirección de notificaciones indicada arriba, con su nombre, el canal por el que nos dio sus datos, lo que solicita y un dato de contacto para responderle. El trámite es gratuito.

9.1 Consultas (conocer sus datos o cómo los usamos)

Responderemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que la recibamos. Si no fuera posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

9.2 Reclamos (corregir, actualizar, suprimir, revocar o señalar un incumplimiento)

Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si pasan dos (2) meses sin que lo complete, entenderemos que desistió.
Una vez completo, marcaremos su registro con la leyenda «reclamo en trámite» en un máximo de dos (2) días hábiles, hasta resolverlo.
Responderemos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no fuera posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Para dejar de recibir comunicaciones por WhatsApp, también puede escribirnos en el mismo chat «no acepto» o pedir la supresión de sus datos.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger sus datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: conexión cifrada (HTTPS), acceso restringido con usuario y contraseña personales, copias de seguridad y obligaciones de confidencialidad para personal y proveedores. Ningún sistema es completamente infalible; si ocurre un incidente que ponga en riesgo sus datos, actuaremos conforme a la ley, incluido el aviso a la SIC.

11. Conservación

Conservamos sus datos solo el tiempo razonable y necesario para las finalidades informadas y las obligaciones legales; después, los suprimimos o anonimizamos.

12. Cookies

El sitio usa cookies necesarias para funcionar y, solo con su consentimiento, cookies de analítica y de contenido de terceros. Los detalles y la forma de cambiar su elección están en la Política de cookies.

13. Enlaces a sitios de terceros

El sitio puede enlazar a WhatsApp, redes sociales u otros sitios. Al salir de nuestro sitio, el tratamiento que hagan esos terceros se rige por sus propias políticas. Cuando usted nos escribe por WhatsApp, Beltrans trata los datos que recibe conforme a esta política.

14. Cambios a esta política

Publicaremos cualquier cambio en esta misma página con su nueva versión y fecha. Si el cambio es sustancial —sobre la identidad del responsable o las finalidades— se lo comunicaremos antes de aplicarlo y, si cambia la finalidad, le pediremos una nueva autorización.